ADEX SH@®E: Aplikasi (Software) Pengolah Data

Aplikasi (Software) Pengolah Data

Senin, Mei 06, 2013 | Diposting oleh Unknown | Edit Entri

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi terus berkembang dan berusaha memenuhi kebutuhan akan tuntutan pekerjaan, baik yang dilakukan di lingkungan akademik (sekolah dan perguruan tinggi) maupun non akademik (perusahaan, instansi dan kantor). Hal ini akan menuntut peningkatan kualitas, pengetahuan dan keterampilan kita dalam menggunakan perangkat teknologi tersebut, khususnya di dalam pengolahan data. Perangkat lunak pengolah data dapat menyajikan informasi antara lain:

Mengatur informasi atau data (basis data)
Membuat, merubah, mencari dan menghapus serta mengurutkan data
Menganalisa dan merealisasikan data
Mencetak data

Definisi perangkat lunak pengolah data:

Perangkat lunak pengolah data adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengatur dan mengelola data dalam bentuk database. Digunakan untuk membuat laporan siswa, mahasiswa, pegawai atau karyawan, pembelian dan penjualan barang, laporan keuangan yang saling berhubungan dan sistematis.

Macam-macam Pengolah Data

Terdapat beberapa macam perangkat lunak pengolah data yang sudah berkembang diantaranya: Database III (dBase III), Database IV (dBase IV), Foxbase, Microsoft Access, SPSS dan lain-lain.

Dbase adalah sebuah sistem manajemen basisdata (DBMS) yang secara luas digunakan pada mikrokomputer yang dikenalkan oleh Ashton-Tate untuk komputer CP/M, dan kemudian untuk platform Apple II, Apple Macintosh dan IBM PC dengan DOS yang menjadi salah satu perangkat lunak yang paling laris selama beberapa tahun pada saat itu. Ketidakmampuan dBASE untuk bertransisi dengan sistem operasi yang lebih baru,sehingga Microsoft Windows pada akhirnya membuat penggunaan dBASE tergantikan oleh produk-produk lainnya yang lebih baru seperti Paradox, Clipper, FoxPro, dan Microsoft Access. kepemilikan dBASE pada akhirnya dijual ke Borland pada tahun 1991 dan pada tahun 1999 Borland menjual hak atas jajaran produk dBASE pada sebuah perusahaan baru dBASE. Selain pengertian dBASE diatas, pengertian lain tentang dBAse yaitu: dBASE adalah salah satu program yang dapat berfungsi sebagai paket program database dan dapat berfungsi sebagai bahasa pemograman.

Microsoft Access adalah program aplikasi pengolah data berbasis Windows. Pada tahun 1985, Microsoft Corporation yang merupakan perusahaan raksasa komputer, memperkenalkan Microsoft Access versi 1.0 yang dapat dijalankan pada komputer dengan sistem operasi Windows 3.11, kemudian diperkenalkan pula Microsoft Access versi 2.0. Pada tanggal 24 Agustus 1995, Microsoft Corporation secara resmi mengeluarkan versi terbarunya dengan nama Microsoft Access ‘95 dan diteruskan dengan versi Microsoft Access ’97, Microsoft Access 2000, serta Microsoft Access 2003 yang selanjutnya disingkat Access 2003. Access 2003 merupakan program aplikasi database (pengolah data) terbaru dan tercanggih saat ini, dengan tujuan agar program aplikasi ini lebih mudah digunakan dan dapat dimanfaatkan semua fasilitas yang ada pada sistem jaringan baik internet maupun intranet. Perangkat lunak pengolah data pada kenyataannya banyak beredar dan mempunyai karakteristik dan keunggulan masing-masing. Microsoft Access mempunyai ciri khas yaitu icon-nya berbentuk kunci dan memiliki ekstention mdb. Microsoft Access merupakan salah satu paket dari Microsoft Office yang di release oleh perusahaan perangkat lunak dunia yaitu Microsoft. Program aplikasi pengolah data (Microsoft Access) pada prinsipnya lebih banyak menekankan fitur di bidang pengaturan database. Semakin tinggi versi sebuah program aplikasi pengolah data, maka semakin canggih dan lengkap pula perintah-perintah yang dimiliki, bahkan selalu disempurnakan dengan fitur-fitur yang berhubungan dengan teknologi yang sedang berkembang (misalnya internet) serta dikembangkan hubungan Microsoft Access dengan program aplikasi lain.
SPSS adalah sebuah program komputer yang digunakan untuk membuat analisis statistika. SPSS dipublikasikan oleh SPSS Inc. SPSS (Statistical Package for the Social Sciences atau Paket Statistik untuk Ilmu Sosial) versi pertama dirilis pada tahun 1968, diciptakan oleh Norman Nie, seorang lulusan Fakultas Ilmu Politik dari Stanford University, yang sekarang menjadi Profesor Peneliti Fakultas Ilmu Politik di Stanford dan Profesor Emeritus Ilmu Politik di University of Chicago. SPSS adalah salah satu program yang paling banyak digunakan untuk analisis statistika ilmu sosial. SPSS digunakan oleh peneliti pasar, peneliti kesehatan, perusahaan survei, pemerintah, peneliti pendidikan, organisasi pemasaran, dan sebagainya. Selain analisis statistika, manajemen data (seleksi kasus, penajaman file, pembuatan data turunan) dan dokumentasi data (kamus metadata ikut dimasukkan bersama data) juga merupakan fitur-fitur dari software dasar SPSS.
Visual Fox Pro adalah sebuah aplikasi pemograman untuk membuat sebuah program berbasis data yang dikeluarkan oleh Microsoft. Ia terhasil dari FoxPro(pada asalnya dikenali sebagaiFoxBASE) yang dimajukan oleh Fox Software pada awal 1984. Fox Technologies bergabung dengan Microsoft pada 1992 dan aturcara mendapat ciri- ciri tambahan dan awalan “Visual”. Versi terakhir FoxPro (2.6) boleh dilaksana menggunakan sistem operasi Mac OS, DOS, Windows, dan Unix: Visual FoxPro 3.0, versi “Visual” pertama, menyingkir sokongan pelantar hanya kepada Mac dan Windows, dan versi berikutnya hanya pelantar Windows sahaja. Versi terkini Visual FoxPro adalah berasaskan COM dan Microsoft telah menyatakan bahawa mereka tidak berniat untuk mencipta versi Microsoft .NET. FoxPro adalah ahli kepada bahasa dalam kelas yang biasanya dirujuk sebagai bahasa “xBase”, di mana sinteknya berasaskan bahasa pengaturcaraan dBase. Ahli lain keluarga bahasa xBase termasuk Clipper dan Recital. (Sejarah awal xBase boleh di lihat dalam rencana dBASE.).
Visual FoxPro, biasanya diringkaskan sebagai VFP, biasanya dianggap umum
[petikan diperlukan]sebagai hanya Sistem Pentakbiran Pengkalan Data -Database
Management System (DBMS). Ini menidakkan fakta bahawa ia merangkumi bukan
hanya enjin DBMS, tetapi juga ciri penuh bahasa pengaturcaraan. Ia boleh digunakan
bukan sahaja untuk menulis perisian pelanggan gemuk – fat client, tetapi juga bagi
middleware dan applikasi web.
Dan masih banyak lagi yang bisa anda jelajahi di GOOGLE.

Keuntungan Perangkat Lunak Pengolah Data

Keuntungan mengelola dokumen dengan perangkat lunak pengolah data, yaitu:

· Integrasi

Dengan perangkat lunak basis data, data tidak disimpan di dokumen yang berbeda. Istilahnya, terintegrasi. Sehingga, alamat anda hanya perlu dicatat satu kali, dan semua kantor administrasi bisa mengakses informasi yang sama.

· Integritas Data Meningkat

Integritas data berarti data itu akurat, konsisten, dan terbaru. Dalam perangkat lunak basis data, berkurangnya pengulangan data berarti meningkatkan kesempatan integritas data karena semua perubahan hanya dilakukan di satu tempat. Selain itu, banyak perangkat lunak basis data menyediakan sistem cek bawaan yang membantu memastikan akurasi data yang dimasukkan. Ungkapan "garbage in, garbage out" (disingkat GIGO) menunjukkan bahwa sebuah basis data dengan data yang tidak benar tidak akan bisa menghasilkan informasi yang benar.

· Keamanan Data Meningkat

Meskipun berbagai departemen bisa berbagi pakai data, namun akses ke informasi bisa dibatasi hanya untuk pengguna tertentu. Hanya dengan menggunakan password maka informasi finansial, medis, dan nilai mahasiswa dalam basis data sebuah universitas tersedia hanya bagi mereka yang memiliki hak untuk mengetahuinya.

· Kemudahan Memelihara Data

Perangkat lunak basis data menawarkan prosedur standar untuk menambahkan, mengedit, dan menghapus rekaman, juga untuk memvalidasi pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat sudah dimasukkan dengan benar dan lengkap ke dalam masing-masing jenis field. Pelayanan backup data membantu memastikan tersedianya data jika terjadi kegagalan sistem primer. Dulu, basis data hanya terus berisi teks. Tetapi, sekarang ini basis data juga bisa berisi gambar, suara, bahkan animasi. Bahkan misalnya, data pribadi anda di perusahaan masa depan akan memuat foto anda dan juga klip suara anda. Jika anda hendak membeli rumah, anda bisa melihat klip video yang ada di basis data perusahaan properti yang mendeskripsikan rumah tersebut secara jelas tanpa anda harus meninggalkan kantor perusahaan properti tersebut.

Fitur-fitur Pokok Basis Data

Ø Pengaturan Basis Data Relasional: Tabel, Record, dan Field

Format basis data yang sangat sering digunakan, terutama untuk PC (Personal Computer) adalah basis data relasional, dimana data diorganisasikan dalam bentuk table-tabel yang terhubung satu sama lain. Setiap tabel berisi baris dan kolom; baris data dinamakan record, dan kolom dinamakan field.

Ø Penghubung Record: Key

Pada basis data relasional, key disebut juga key field, sort key, index, atau keyword adalah field yang digunakan untuk mengurutkan data. Key biasanya berupa pengidentifikasi unik, seperti NIP (nomor induk pegawai) atau NIM (nomor induk mahasiswa). Sebagian besar sistem manajemen basis data membolehkan kita memakai lebih dari 1 key sehingga kita bisa mengurutkan record dalam banyak cara. Key pertama bernama primary key, yang harus memiliki nilai unik untuk setiap record. Sedangkan field lain yang mengidentifikasikan record di tabel lain dinamakan foreign key. Key yang disebut terakhir inilah yang digunakan untuk menghubungkan data (cross-reference) di antara tabel-tabel relasional.

Ø Mencari Data yang Diinginkan: Query dan Menampilkan Record

Daya tarik perangkat lunak basis data terletak pada kemampuannya untuk mencari record secara cepat. Sebagai contoh, sebagian kantor administrasi kampus membutuhkan data anda untuk beragam keperluan: registrasi, financial, asrama, dan lain-lain. Salah satu kantor dapat melakukan query pada record-yaitu mencari dan menampilkan record-dengan menampilkannya di layar computer, baik sekadar dilihat saja maupun diperbarui. Jika anda pindah, maka field alamat anda perlu diperbarui. Seseorang yang mencari data anda bisa membuat query, “Tampilkan alamat dari [nama Anda]”. Setelah record tersebut ditampilkan, field alamat dapat diubah. Oleh karena itu, kantor-kantor lain yang menggunakan dokumen anda pun bisa melihat alamat baru anda.

Ø Mengurutkan dan Menganalisis Record serta Menggunakan Formula

Dengan memakai perangkat lunak basis data, anda bisa secara mudah mencari dan mengubah urutan record pada tabel, dengan kata lain dapat diurutkan dalam beberapa cara. Macam pengurutan adalah secara alfabetis, numerik, geografis, atau pengurutan lain. Contohnya, data dapat diurut berdasarkan propinsi, umur atau KTP. Bahkan perangkat lunak basis data juga berisi formula matematis bawaan untuk keperluan analisis data. Fitur ini, misalnya, dapat digunakan untuk mencari nilai rata-rata IP (indeks prestasi) mahasiswa pada jurusan atau kelas yang berbeda.

Ø Hasil Pencarian: Disimpan, Diformat, Dicetak, Disalin, atau Ditransmisikan

Setelah melakukan query, mengurutkan dan menganalisis record dan field, selanjutnya anda bisa langsung menyimpannya di hardisk maupun CD (compact disk). Anda bisa memformat dalam banyak cara, mengubah heading dan gaya tulisan. Anda juga bisa mencetaknya dikertas sebagai bentuk laporan, misalnya daftar pegawai berikut alamat dan nomor telepon terbaru. Hal yang umum dilakukan adalah mencetak hasilnya (nama dan alamat) sebagai label amplop. Anda pun bisa menggunakan perintah Copy untuk menyalin hasil pencarian ke lembaran program pengolah kata. Anda bisa pula menyalinnya ke pesan email atau menempatkannya sebagai lampiran di email untuk dikirim ke orang lain.

Ø Pengelola Informasi Pribadi

Pengelola informasi pribadi atau PIM (personal information manager), yaitu perangkat lunak yang bisa membantu anda mencatat dan mengelola informasi harian anda. Contohnya alamat, nomor telepon, janji, daftar tugas (to-do-list), serta catatan-catatan lain. Terdapat pula fitur outliner (untuk mencatat kerangka ide) dan fungsi pengingat. Dengan PIM, anda bisa “mencatat” dalam beragam cara dan kemudian mencarinya kembali cukup dengan kata-kata kunci yang anda tuliskan. Perangkat lunak PIM populer antara lain Microsoft Outlook, Lotus SmartSuite Organizer, dan Microsoft Scheduler. Sebagai contoh, Microsoft Outlook memiliki komponen-komponen: Inbox, Calendar, Task (daftar tugas), Journal (pencatat interaksi dengan orang lain), Notes, dan File.